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Quanto custa de verdade manter um funcionário registrado na pequena empresa?
Quem tem uma loja no Tatuapé, uma oficina na Penha ou um pequeno escritório no Carrão costuma calcular o custo de um funcionário pelo salário da carteira. Se o combinado é R$ 2.500, a conta parece encerrada em R$ 2.500. Na prática, esse valor é só o ponto de partida. Sobre ele se acumulam parcelas que não aparecem todo mês no extrato, mas que vencem em datas certas. Por isso tantos empregadores da zona leste se surpreendem em novembro, em dezembro ou no mês em que alguém sai de férias. Este texto responde à pergunta do título com um exemplo numérico e mostra como transformar esse custo invisível em provisão mensal.
Comece pelos direitos que o trabalhador acumula mês a mês. O 13º salário equivale a um salário por ano, ou seja, 1/12 por mês trabalhado: no exemplo, R$ 208,33. As férias também correspondem a um salário por ano, acrescido do terço constitucional, o que dá cerca de R$ 277,78 mensais. Somando salário, 13º e férias, a remuneração completa do mês chega a R$ 2.986,11. Sobre essa base incide o depósito do fundo do trabalhador, de 8%, que acrescenta R$ 238,89. Vale reservar ainda uma fração para a eventual multa rescisória de 40% sobre os depósitos, caso o desligamento ocorra sem justa causa: algo perto de R$ 95,56 por mês.
A contribuição previdenciária patronal é o ponto em que as contas de duas empresas vizinhas podem divergir bastante. No regime simplificado, boa parte das atividades de comércio e de vários serviços tem essa contribuição embutida no recolhimento unificado, e o acréscimo por funcionário fica pequeno. Já em empresas do lucro presumido ou do lucro real, ou em algumas atividades do regime simplificado que recolhem essa parcela à parte, ela costuma somar algo entre 26% e 29% sobre a remuneração, considerando a alíquota básica, o adicional ligado ao risco da atividade e as contribuições a terceiros. No exemplo, isso representaria perto de R$ 800 a mais por mês. Saber em qual situação a empresa está é a primeira pergunta a levar ao contador responsável.
Depois vêm os benefícios. O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário usa transporte coletivo para chegar ao trabalho, e a participação dele fica limitada a 6% do salário. Para quem mora em Guaianases ou Itaquera e trabalha na Vila Matilde, duas conduções por trecho são comuns. Se o deslocamento diário custar R$ 20, em 22 dias úteis são R$ 440: R$ 150 ficam com o trabalhador e R$ 290 com a empresa. Vale-refeição, cesta básica ou assistência médica dependem da convenção coletiva da categoria ou de decisão do próprio empregador; quando existem, entram integralmente na conta. Comércio varejista, oficinas e escritórios seguem convenções diferentes, por isso vale ler a da sua categoria antes de fechar o orçamento.
Há ainda custos que não têm valor fixo, mas aparecem com frequência. Exame admissional, periódico e demissional, uniforme e equipamentos de proteção, horas extras em semana de movimento forte e adicional noturno para quem fecha o caixa tarde. Também pesa o reajuste anual da data-base, que costuma alterar toda a folha de uma vez, e as semanas em que o novo funcionário ainda aprende a rotina e produz menos. Quando alguém sai de férias, muitas empresas cobrem a ausência com horas extras de colegas, o que também tem preço. Nenhum desses itens costuma constar da conta feita no momento da admissão.
Juntando as parcelas principais, o exemplo fica assim. Salário, 13º, férias e fundo do trabalhador somam R$ 3.225. Com a provisão rescisória de R$ 95,56 e os R$ 290 de transporte, o total chega a cerca de R$ 3.610. Se a convenção prevê R$ 550 de refeição, o valor se aproxima de R$ 4.160, algo como 66% acima do salário da carteira. Se a empresa recolhe a parcela patronal à parte, o custo passa de R$ 4.900, quase o dobro do salário. São números ilustrativos, que mudam conforme categoria, regime tributário e jornada, mas a ordem de grandeza evita admissões decididas só com base no salário anunciado.
O efeito mais sentido está no fluxo de caixa. O 13º é quitado em duas parcelas, a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro, e as férias precisam ser creditadas até dois dias antes de o funcionário sair. Quem não separa esses valores ao longo do ano sente o aperto justamente em dezembro, mês em que o comércio da Rua Tuiuti ou do Largo da Penha também reforça estoque para o Natal. Uma prática simples é manter uma conta ou reserva própria e transferir para ela, todo mês, a soma das parcelas de 13º, férias e provisão rescisória de cada pessoa da equipe.
Esse cálculo também ajuda na comparação com a contratação de um prestador de serviço, que parece custar menos à primeira vista. A diferença, porém, não é só de custo: se houver subordinação, horário definido e trabalho contínuo, a relação tende a ser vista como vínculo de emprego, com todos os encargos devidos de forma retroativa. Para decidir, o que o SetorialServicosContabil sugere, em caráter editorial, é montar uma planilha por funcionário com cada parcela descrita aqui e revisá-la com o contador da empresa sempre que houver reajuste, troca de regime ou nova admissão. Conhecer o custo real é o que permite crescer a equipe sem comprometer o caixa.